Alasan Administrator harus mempunyai 5 kemampuan skill dan pengetahuan manejemen

Terdapat  lima (5) kemampuan skill dan pengetahuan manajemen yang harus dimiliki oleh seseorang untuk menjadi seorang administrator/manajer yang memiliki kemampuan manajemen yang baik, yaitu: 1) penguasaan terhadap teori, prinsip-prinsip dan teknik manajemen,  2) penguasaan terhadap human relation dan komunikasi, 3) Kepemimpinan dan Motivasi, 4) kepekaan lingkungan eksternal dan internal, dan 5) penguasaan bidang subtansi organisasi. Alasan mengapa seorang administrator / manajer harus mempunyai 5 kemampuan skill dan pengetahuan manejemen di atas adalah:

1) penguasaan terhadap teori, prinsip-prinsip dan teknik manajemen.  Memang tidak seluruh teori, prinsip dan teknik dapat dikuasai karena bidang ini sangat luas sekali. Namun dengan memanfaatkan teori, prinsip-prinsip  dan teknik manajemen sebagai pedoman  melakukan tindakan dalam organisasi maka hal ini dapat menghindarkan pemborosan baik dana, energi maupun waktu. Dengan mengusai teori, prinsip dan teknik manajemen besaran resiko juga dapat diperhitungkan dan lebih diminimalisir melalui sebuah perencanaan strategis.

2) penguasaan terhadap human relation dan komunikasi. Manusia merupakan bagian mutlak dalam suatu organisasi dan tugas manajer adalah menggerakkan manusia tersebut untuk mencapai tujua organisasi. Karena manajer selalu berhubungan dengan manusia, maka pengetahuan tentang manusia dan hubungan antar manusia tersebut sangat diperlukan. Adanya perbedaan suku, budaya, ras akan mempengaruhi pola manusia untuk berinteraksi. Sebagai seorang manajer pemahaman akan perbedaan pola interaksi ini akan mempengaruhi kesuksesan dalam proses menajerial. Kemampuan komunikasi juga hal yang penting untuk dimiliki seorang manajer. Bagaimana pesan disampaikan kepada orang lain akan mempengaruhi pemahaman orang tersebut. Pesan yang tidak jelas atau penyampaian yang tidak baik akan mengaburkan isi pesan yang sesungguhnya yang muaranya akan menghambat pelaksanaan tugas.

3) Kepemimpinan dan Motivasi, Kepemimpinan menurut stoner adalah suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Sebagai seorang manajer kemampuan kepemimpinan dan motivasi tidak bisa dipisahkan. Seorang pemimpin harus mampu menggerakkan anggotanya melalui kepemimpinan yang didalamnya ada proses memotivasi. Seorang pemimpin harus tahu kebutuhan anggotanya sehingga ia mampu memotivasi anggotanya untuk bisa diarahkan mencapai tujuan organisasi. Hal ini penting karena keberhasilan suatu organisasi tidak diukur dari pemimpinnya tapi akumulasi dari kinerja semua anggota dalam organisasi.

4) kepekaan lingkungan eksternal dan internal. Organisasi dituntut untuk selalu bersikap tanggap dan adaptif, selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungannya (Handoko, 2003). Di suatu tempat yang sama, pengaruh lingkungan yang berkembang akan menghasilkan efek yang berbeda-beda. Karenanya kepekaan seorang manajer dalam menanggapi perubahan lingkungan internal dan eksternal ini akan menetukan keberhasilan organisasi. Ketepatan pengambilan keputusan terhadap perkembangan lingkungan akan berpengartuh kepada performa dan eksistensi organisasi.

5) penguasaan bidang subtansi organisasi. Yang dimaksud substantif adalah bidang yang dirancang dengan lebih khusus. Selain memiliki teori, prinsip, dan teknik yang universal, kemampuan substantif yang lebih khusus terkait spesialisasi di bidang manajerialnya juga harus dimiliki. Dalam kepolisian, kemampuan manajerial substantif harus dimiliki guna memperoleh  penguasaan bidang substansi organisasi. Dalam konteks organisasi Polri kemampuan ini meliputi : Manajemen Operasional (fungsi intel, lantas, reskrim, samapta, polair, pol udara, pol satwa, brimob) dan Manajemen Pembinaan.